Para conquistar resultados expressivos e colocar sua empresa entre as líderes do mercado, organizar suas atividades com boas ferramentas de gestão é fundamental.
Mais do que nunca, as empresas precisam ser estratégicas. O número de concorrentes está cada vez maior. Assim, você tem que mostrar diferenciais competitivos para se destacar.
Isso começa da porta para dentro. Ou seja, você deve começar a otimizar os processos internos do negócio. Cadeia de suprimentos, recursos humanos, finanças, projetos, qualidade, entre outros.
O melhor jeito de fazer isso é a partir de tomadas de decisão melhores. Todas as atividades do empreendimento devem ser embasadas em dados concretos para que sejam eficientes o bastante. É aí que entram as ferramentas de gestão.
Trata-se de recursos que facilitam o planejamento, execução e controle das atividades de uma empresa. Desse modo, você entende o que está funcionando e o que não está. Então, promove ajustes precisos para alcançar as metas traçadas.
Boa leitura!
10 ferramentas de gestão populares para usar nos processos internos da empresa
Em resumo, as ferramentas de gestão organizam diferentes atividades da empresa em uma estrutura sequencial. Com isso, descomplica a análise de resultados e tomadas de decisão. Conheça abaixo as 10 principais!
1. SMART
Primeiramente, vamos falar da metodologia SMART (Inteligente). É um acrônimo que significa Specific (Específico), Measurable (Mensurável), Achievable (Atingível), Relevant (Relevante) e Time-bound (Com prazo definido).
A ferramenta de gestão se baseia nos 5 critérios apresentados para ajudar empresas a definirem objetivos claros e alcançáveis. Principalmente, facilitando o planejamento e a medição do progresso.
Dessa maneira, as chances de sucesso aumentam. Uma vez que líderes e colaboradores sabem exatamente o que estão fazendo para chegar a determinado resultado.
2. SWOT
Além da SMART, a análise SWOT funciona muito bem na definição de metas do empreendimento. Só que, em um outro sentido: para diagnosticar seu momento atual.
SWOT também é um acrônimo. Ou seja, o nome da ferramenta de gestão se refere a cada critério que a compõe. Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).
Normalmente, as organizações usam a SWOT para entender melhor como estão interna e externamente. Assim, podem coordenar as ações mais adequadas para responder ao contexto.
A partir da compreensão de seus pontos fortes e fracos, a empresa elabora um plano estratégico para maximizar suas vantagens competitivas e minimizar os riscos envolvidos.
3. 5W2H
Por sua vez, a ferramenta de gestão 5W2H serve para dar clareza ao plano de ações da empresa. É uma sigla com 7 perguntas cruciais a se fazer antes de realizar uma determinada atividade:
- What? ( O que?)
- Why? (Por que?)
- Where? (Onde)?
- When? (Quando?)
- Who? (Quem?)
- How? (Como?)
- How much (Quanto?)
São questionamentos que impedem que as atividades sejam feitas por acaso. Se você está iniciando um novo projeto na empresa, por exemplo, todos os aspectos vão ser bem pensados. Desde o planejamento até a hora de tirá-lo do papel.
Em outras palavras, fazer um checklist das 7 perguntas evita dúvidas e conflitos internos básicos. Isso porque, já foram estabelecidos os fundamentos necessários para inicialização e término do projeto.
4. PDCA
Entre as principais ferramentas de gestão, também está o ciclo PDCA. É a sigla para Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Act (Agir). As empresas costumam usá-lo na gestão de qualidade especificamente.
Não é para menos. O objetivo do PDCA é a melhora contínua de processos produtivos do negócio. Ele deixa seus produtos ou serviços cada vez melhores em atender as necessidades do consumidor.
Como? Funciona assim: o PDCA possibilita a implementação de mudanças sistemáticas e graduais no empreendimento. Ou seja, você elimina os gargalos dos processos pouco a pouco.
Primeiro, você identifica quais são os problemas em questão. Depois, testa soluções em pequena escala. Então, analisa os resultados e aplica mudanças eficazes com consistência.
5. Six Sigma
O Six Sigma é uma ferramenta de gestão que otimiza processos por meio da redução de defeitos e desperdícios. Ele busca atingir um nível de qualidade em que apenas 3,4 defeitos ocorrem por milhão de oportunidades
Isso acontece na aplicação de um conjunto de técnicas e estatísticas avançadas que não só permitem diagnosticar a razão dos problemas, mas também promover as melhorias necessárias.
A metodologia pode ser usada em todo e qualquer tipo de processo interno da empresa. Cadeia de suprimentos, recursos humanos ou até mesmo atendimento ao cliente, por exemplo. De qualquer forma, oferece ótimos benefícios, como:
- mais produtividade;
- menos custos;
- aumento da retenção de clientes.
6. Ansoff
A matriz de Ansoff é uma das ferramentas de gestão mais usadas nas empresas na definição das estratégias de crescimento. Especialmente, para avaliar os riscos que cada caminho traçado oferece.
Ela organiza um gráfico que relaciona 4 fatores importantes: penetração de mercado, desenvolvimento de mercado, desenvolvimento de produto e diversificação.
Sendo assim, a Ansoff faz a diferença para você tomar as melhores decisões a respeito dos produtos que vão ser oferecidos, nichos de atuação exploradores e maneiras de superar a concorrência.
7. Porter
Para analisar o mercado, as 5 forças de Porter são uma das ferramentas de gestão preferidas das empresas. Uma vez que, te ajuda a entender a dinâmica do nicho e a posição competitiva da empresa.
Como o próprio nome indica, a metodologia consiste em 5 critérios: rivalidade entre os concorrentes, poder de barganha dos fornecedores, poder de barganha dos clientes, ameaça de novos entrantes e ameaça de produtos substitutos.
Todos são importantes para identificar seus pontos fortes e fracos diante da concorrência. Com isso, você pode desenvolver estratégias capazes de vencê-los e conquistar resultados melhores.
8. BCG
Se você quer administrar melhor o portfólio de diferentes produtos e unidades de negócios, a matriz BCG (Boston Consulting Group) é a ferramenta de gestão ideal para ajudá-lo.
Trata-se de um gráfico com 2 eixos: taxa de crescimento do mercado e participação relativa de mercado. Além de 4 quadrantes: estrelas, interrogações, vacas leiteiras e abacaxis.
Basicamente, a análise te dá as informações que você precisa para decidir onde investir mais e onde investir menos. Então, você otimiza a alocação de recursos e maximiza o retorno sobre o investimento
9. GUT
Entre as ferramentas de gestão mais populares, ainda temos a Matriz GUT. É uma metodologia de priorização que funciona através de 3 critérios: Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T).
Cada critério é avaliado em uma escala de 1 a 5. Assim, a soma dos pontos determina a prioridade de problemas ou projetos. Ou seja, os mais importantes recebem atenção imediata.
Dessa forma, os recursos são direcionados às áreas que vão ter maior impacto na organização. Seja positivo, seja negativo. Quanto ao restante, são atividades colocadas em segundo plano.
10. Pareto
Certamente, você já ouviu algo sobre o princípio de Pareto por aí. É uma das ferramentas de gestão mais conhecidas não só no mundo empresarial, mas também entre as pessoas no geral.
A ideia é que 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Na gestão, a ferramenta pode ser bastante útil para identificar as principais razões por trás de problemas. Assim como, fatores importantes que contribuem para um resultado específico.
Em função disso, você foca nos poucos fatores críticos que vão ter um maior impacto na resolução de problemas ou melhoria dos processos. O que deixa suas ações muito mais eficientes.
Conclusão
Por fim, ferramentas de gestão é o que não falta para otimizar os processos internos da sua empresa. Existem várias opções para diferentes finalidades. Definição de metas, benchmarking, priorização, entre outros.
Seja como for, usá-las é o caminho mais curto para tomar as decisões certas e mostrar diferenciais competitivos para se destacar no mercado. São metodologias já comprovadas. Com isso, a chance de dar errado é praticamente zero.
Então, está esperando o quê? Comece a usar as principais ferramentas de gestão disponíveis o quanto antes para impulsionar os resultados da empresa e colocá-la no topo do mercado.
